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Gérer la joignabilité

PeterConnects ManagerAssistant fournit aux organisations et aux équipes la capacité de gérer leur joignabilité 24h/24, 7j/7. Une solution conçue pour garantir un traitement efficace de tous les appels et permettre aux managers et aux équipes de définir leur statut de joignabilité de manière flexible.

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Un outil d’équipe

ManagerAssistant est destiné aux groupes de personnes qui traitent mutuellement leurs appels ; par l’attribution de rôles et de règles, les appels entrants sont automatiquement renvoyés au bon membre du groupe ou à l’assistant.

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Statut de joignabilité

Pour garantir le traitement de tous les appels, il est important de savoir qui est disponible et qui est occupé dans une équipe de personnes gérant mutuellement leurs appels. ManagerAssistant indique le statut de joignabilité de chaque individu et permet aux autres membres du groupe d'accepter et de rediriger des appels pour les membres dont le statut est défini comme indisponible.

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Affichage sur téléphones IP

Différents statuts sont clairement indiqués sur les téléphones IP, notamment le statut des autres membres du groupe, le nombre de membres connectés et le nombre de membres occupés.

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E-mails et messages téléphoniques

Des e-mails et messages téléphoniques peuvent être envoyés aux managers ou aux membres de l’équipe dont le statut est défini comme occupé ou indisponible afin d’indiquer que des appels ou appelants importants ont essayé de les joindre sans succès.

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Appelants VIP

Définissez des groupes ou individus ayant le statut de VIP afin qu’ils puissent toujours joindre un manager ou un membre de l’équipe quelle que soit la situation. Les VIP peuvent inclure les managers, collègues, clients importants, fournisseurs ou même les membres de la famille.

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Gestion des employés absents

Avec ManagerAssistant, il est facile d’assurer la présence d’un collaborateur pour couvrir l’absence d’employés en congé ou en maladie. Les appels peuvent être automatiquement renvoyés à différents remplaçants pendant l’absence d’un employé, par exemple le premier collègue disponible, le collègue disponible depuis le plus longtemps ou selon un ordre prédéfini.

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Contrôle de la joignabilité

Les utilisateurs peuvent définir leur propre statut de joignabilité et désigner des remplaçants lorsqu’ils sont absents, pendant les périodes les plus actives ou s’ils sont simplement indisponibles pendant une période spécifique. Ceci permet d’organiser des réunions d’équipe ou d’autres événements tout en assurant le traitement des appels en arrière-plan.

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Définition de rôles et de règles

ManagerAssistant permet de définir des membres d’un groupe qui pourront gérer mutuellement leurs appels. Il est possible d’attribuer un rôle à chaque membre, par exemple manager ou assistant, et de définir des règles permettant à une équipe d’assister d’autres managers lorsque leur assistant n’est pas disponible. Un registre indiquant qui a traité quels appels peut être consulté par tous les membres de l’équipe.

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Signaler les appels manqués

Un rapport des appels manqués sur téléphones IP peut être consulté au niveau individuel ou pour les appels traités par des remplaçants. Ce rapport peut également être envoyé à des adresses e-mail individuelles.

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Utiliser un PC pour suivre la disponibilité

Avec PeterConnects ContextManager, les utilisateurs peuvent utiliser un PC pour suivre la disponibilité téléphonique des groupes d’employés. Un simple clic permet d’accéder à diverses fonctions utiles comme l’émission d’un appel, le transfert d'appel, la prise d’appel, la modification du statut de présence d’un collègue ou même l’envoi de messages vers des téléphones (Cisco uniquement).

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Gestion via Intranet

Différents paramètres de joignabilité et de remplacement peuvent également être définis via l’intranet, par exemple la suppression et l’ajout de remplaçants, la modification du statut d’un téléphone IP ou l’ajout et la modification du statut d’un appelant.

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Travailler avec PeterConnects Attendant

Un paramètre défini par l’utilisateur détermine si l’opérateur d’Attendant peut ignorer le statut de ManagerAssistant. Les opérateurs peuvent dans ce cas consulter le statut des utilisateurs de ManagerAssistant dans le répertoire de l’entreprise et prendre en charge les appels de la réception ou du centre d’appels si nécessaire.

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Suivi groupé sur téléphones IP Cisco

Sur les téléphones IP Cisco, outre le statut ManagerAssistant, vous pouvez afficher le statut de Cisco Jabber et Microsoft Skype for Business à un niveau individuel pour un maximum de 12 personnes. De plus, le statut d’un manager peut être modifié par l’assistant, ce qui facilite considérablement le travail des assistants des managers très occupés.

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Intégration avec Cisco Jabber

ManagerAssistant peut être utilisé en combinaison avec Cisco Jabber en associant l’application ContextManager au client Jabber.

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Travailler avec des téléphones Polycom

Tous les membres de l’équipe peuvent facilement afficher et modifier le statut ManagerAssistant de leurs collègues sur des téléphones Polycom VVX500/600. Les membres de l’équipe peuvent voir le statut d'appel ainsi que la configuration des renvois d'appel pour leurs collègues.

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Langues disponibles

Néerlandais, anglais, allemand, français, italien et espagnol.

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Plus d’informations sur ManagerAssistant

Vous trouverez ci-dessous des outils supplémentaires pour vous aider à mieux comprendre les fonctions et les avantages de ManagerAssistant.

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